Success story

AGAP 2 externalise la gestion de sa flotte téléphonique mobile avec Octave Telecom.

 

LE CLIENT

Agap2
Secteur d’activité : Groupe européen d’ingénierie et de conseil opérationnel
Siège social : Boulogne-Billancourt
Taille : 4000 collaborateurs

 

LE PROJET EN BREF

Agap2 s’appuie sur les services d’Octave Telecom pour la gestion de son parc téléphonique mobile.
Facturation, administratif, achat de matériel, négociation des forfaits, SAV et plus globalement la gestion du parc des lignes téléphoniques : ce sont l’ensemble de ces tâches qu’externalise aujourd’hui Agap2. Octave Telecom rationalise leurs coûts télécoms, tout en s’adaptant aux usages de l’entreprise.

 

LES BENEFICES EN BREF

• Plus de 55% d’économie en 1 an sur les dépenses générées par le parc téléphonique mobile
• Gain de temps considérable grâce à la gestion quotidienne du parc téléphonique
• Les besoins sont solutionnés intégralement à J+1 maximum (attribution de ligne, remplacement de matériel etc.)
• Service sur mesure et adapté à chaque profil collaborateur (400 lignes ouvertes en 2018)
• Traçabilité des actions et des décisions prises au travers d’un reporting mensuel

 

PROBLÉMATIQUE

Agap2 est un groupe européen d’ingénierie et de conseil opérationnel spécialisé dans l’industrie et l’IT. Depuis sa création en 2005, l’entreprise accompagne ses clients en les aidant à la réalisation de leurs projets industriels, depuis la phase de conception jusqu’à la réalisation. Agap2 représente en 2018 plus de 4 000 salariés présents dans neuf pays européens.
Historiquement, le parc téléphonique mobile chez Agap2 était géré par le service comptabilité. Suite à la mise en place d’une dynamique d’amélioration continue et de réduction des coûts, ils ont décidé d’optimiser leur parc télécoms et d’en réduire les frais.

La reprise de cette activité s’est imposée comme une évidence et une priorité au premier trimestre 2017, afin d’assurer un service optimal et sur mesure pour chaque collaborateur. En effet, les salariés pouvant être amenés à se déplacer en France ou à l’étranger, cela nécessite des mises à dispositions et/ou ajustements au niveau de leur forfait téléphonique, de manière agile et rapide.

 

SOLUTION

Début avril 2017, Agap2 débute le chantier d’assainissement de son parc téléphonique mobile qui comprend : le siège de la société, les agences et les consultants. « Octave Telecom, anciennement Nexo Alternative travaillait déjà sur ce périmètre à nos côtés. Leur accompagnement a été indispensable à cette période où le besoin s’est intensifié et où j’ai moi-même récupéré le projet pour être leur interlocuteur direct », se rappelle Faustine Leclere, Assistante de Direction, chez Agap2.

Après une période de quatre mois de mise à jour des utilisateurs, de résiliation de lignes inutilisées et d’optimisation des besoins, Octave Telecom a enclenché une phase de renégociation de l’ensemble des contrats auprès des opérateurs télécoms. Par ailleurs, la difficulté a été de prendre en compte le critère de mobilité des collaborateurs. Des contrats spécifiques avec options et couvertures optimales sur leurs zones de déplacement ont été négociés afin de faciliter la gestion de la flotte.

De plus, 3 sites dont le siège de agap2 ont pu migrer vers un nouvel opérateur offrant une meilleure couverture réseau, alors même que les lignes de la flotte étaient encore engagées contractuellement. Pour 90% des salariés au siège, le mobile est leur outil de travail principal, assurer la connectivité des utilisateurs pour leur apporter une qualité de service optimale à l’intérieur des bâtiments a été une priorité.
« Octave s’est positionné petit à petit comme notre unique interlocuteur concernant l’ensemble des problématiques liées à notre flotte téléphonique mobile », précise Faustine Leclere. « Demande de création de ligne, besoin de nouvelles options sur un forfait, demande d’un nouvel appareil, renouvellement d’un smartphone défectueux, sont les tâches quotidiennes confiées à Octave Telecom. »

 

BENEFICES

« Depuis l’allocation d’un forfait annuel de gestion de parc téléphonique, l’intervention d’Octave est complètement intégrée dans la gestion de notre flotte mobile. C’est une vrai collaboration journalière » précise Faustine Leclere.

Les demandes sont désormais traitées en direct par un Gestionnaire Télécom chez Octave, qui se charge d’expliquer les contrats, les factures, les causes d’un hors-forfait etc. Les besoins sont facilement comblés en fonction des diverses demandes des collaborateurs et un reporting mensuel détaillé reprenant l’intégralité de la flotte et de l’utilisation des lignes est réalisé, pour conserver une flotte téléphonique maîtrisée et stable.

« Nous avons également constaté des gains au niveau du matériel téléphonique, ce qui sous-entend des économies non quantifiables, mais bien réelles » ajoute Faustine Leclere. En effet, outre la gestion des contrats, Octave se charge également de la gestion du matériel neuf, cassé, défectueux ou à remplacer. Les normes qu’ils imposent telle que la protection des appareils (filtres écrans, coques etc.) limite considérablement le budget alloué à la réparation.